Vor der Fälligkeit
Eine freundliche Erinnerung, einige Tage vorher.
Automatisierung · Ausgabe 2026
Automatische Zahlungserinnerung: bezahlt werden ohne Hinterherlaufen
Kunden an Zahlungen zu erinnern kostet Zeit und etwas Überwindung. Also wartet man, und die Liquidität leidet. Eine automatische Erinnerung geht zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Ton raus, für jede Rechnung. Hier finden Sie den Zeitplan, Mustertexte und die Regeln.
- Die Fristen
- Die Nachrichten
- Die Regeln
Aktualisiert im Oktober 2026Regeln geprüftOhne Fachchinesisch
Die automatische Erinnerung in 30 Sekunden
Kurz gesagt
Eine automatische Zahlungserinnerung sendet geplante Nachrichten ab dem Fälligkeitsdatum jeder Rechnung: eine freundliche Erinnerung kurz davor, eine Mahnung kurz danach und dann eine bestimmtere Nachricht. Sie stoppt, sobald die Zahlung eingegangen ist. Sie behalten die Kontrolle über den letzten Schritt, die förmliche Mahnung, und über die Kunden, um die Sie sich selbst kümmern möchten.
Nach der Fälligkeit
Eine kurze Mahnung mit der Rechnung im Anhang.
Danach bestimmter
Hinweis auf Verzugszinsen und Pauschale.
Sie entscheiden
Die förmliche Mahnung geben Sie selbst frei.
Ein Mahnplan, der funktioniert
Passen Sie ihn an Ihre Zahlungsfristen an. Entscheidend ist die Regelmäßigkeit: Jede Rechnung durchläuft denselben Ablauf.
| Wann | Nachricht | Ton |
|---|---|---|
| 3 Tage vor Fälligkeit | Hinweis auf Rechnung, Betrag und Datum | Freundlich, serviceorientiert |
| 1 Tag nach Fälligkeit | Die Rechnung scheint offen, hier ist der Zahlungslink | Neutral, sachlich |
| Tag 10 | Zweite Mahnung, Bitte um ein Zahlungsdatum | Direkt |
| Tag 20 | Hinweis auf Verzugszinsen und die 40-€-Pauschale | Bestimmt |
| Tag 30 | Anruf oder persönliche Nachricht | Persönlich |
| Tag 45 | Förmliche letzte Mahnung per Einschreiben, von Ihnen freigegeben | Förmlich |
Die Erinnerung stoppt automatisch, sobald die Zahlung zugeordnet ist. Ein Kunde, der schon bezahlt hat, darf nie eine Erinnerung erhalten.
Was das Gesetz zwischen Unternehmen sagt
Die EU-Zahlungsverzugsrichtlinie (2011/7/EU) gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, jedes Land setzt sie in eigenes Recht um. Sie verleiht Ihren Erinnerungen Gewicht.
Zahlungsfristen
In der Regel höchstens 60 Tage, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart und für den Gläubiger nicht grob nachteilig. Die genauen Fristen regelt Ihr Land.
Verzugszinsen
Sie können ab dem Tag nach der Fälligkeit anfallen. Die Höhe legt das Recht Ihres Landes fest.
Gesetzlicher Zinssatz
Nach EU-Recht mindestens der Referenzzinssatz der Europäischen Zentralbank plus 8 Prozentpunkte.
40-€-Pauschale
Eine Pauschale von mindestens 40 € pro verspätet bezahlter Rechnung schuldet der Geschäftskunde.
Angaben auf der Rechnung
Geben Sie Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen klar an. Welche Angaben Pflicht sind, regelt Ihr Land.
Privatkunden
Verzugszinsen und 40-€-Pauschale gelten nicht in gleicher Weise. Bleiben Sie bei höflichen Erinnerungen.
Ihre Zahlungserinnerungen automatisieren, in fünf Schritten
Eine gute Erinnerung ist kurz, höflich und macht das Bezahlen leicht.
Ihre Erinnerungen gehen von selbst raus
Unsere Lösung für automatische Zahlungserinnerungen überwacht jede Fälligkeit, sendet die Erinnerungen zum richtigen Zeitpunkt und stoppt, sobald der Kunde bezahlt hat.
Zeitplan nach Maß
Ihre Fristen, Ihr Ton, Ihre Schritte.
E-Mail oder WhatsApp
Der Kanal, den Ihre Kunden wirklich lesen.
Zahlungslink
Der Kunde bezahlt mit einem Klick direkt aus der Nachricht.
Übersicht der Rückstände
Wer was schuldet und seit wann, auf einen Blick.
Ihre Fragen, unsere Antworten
Wie erinnert man Kunden automatisch an Zahlungen?
Planen Sie Erinnerungen ab dem Fälligkeitsdatum jeder Rechnung, verbunden mit der Zahlungsüberwachung. Der Ablauf stoppt, sobald die Rechnung bezahlt ist.
Wann sollte man an eine unbezahlte Rechnung erinnern?
Eine freundliche Erinnerung einige Tage vor Fälligkeit, dann eine Mahnung am Tag danach, nach 10 und nach 20 Tagen. Nach 30 bis 45 Tagen folgen ein Anruf und dann eine förmliche letzte Mahnung.
Was gehört in eine Zahlungserinnerung per E-Mail?
Rechnungsnummer und -datum, Betrag, überschrittene Fälligkeit und eine einfache Zahlungsmöglichkeit. Bleiben Sie kurz und höflich.
Ist die 40-€-Pauschale Pflicht?
Zwischen Unternehmen sieht das EU-Recht für jede verspätet bezahlte Rechnung eine Pauschale von mindestens 40 € vor. Die Einzelheiten regelt das Recht Ihres Landes.
Kann eine automatische Erinnerung einen Kunden verärgern?
Ja, wenn sie verschickt wird, obwohl er schon bezahlt hat. Deshalb muss sie mit der Zahlungsüberwachung verbunden sein und einen höflichen Ton haben.
Was tun, wenn der Kunde immer noch nicht zahlt?
Senden Sie eine förmliche letzte Mahnung per Einschreiben und prüfen Sie dann ein gerichtliches Mahnverfahren nach den Regeln Ihres Landes.
Quellen: Richtlinie 2011/7/EU zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr, Artikel 3, 4 und 6 · Europäische Kommission (Zahlungsverzug).
Allgemeine Information, Stand Oktober 2026. Sie ersetzt keine fachliche Beratung.
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