Ihre Kontakte
Kunden und Interessenten an einem Ort.
Verkaufen und akquirieren · Ausgabe 2026
Ein CRM für kleine Unternehmen: einfach und aktuell
Ein Kunde wartet auf eine Antwort, ein Angebot wird nie nachgefasst, ein früherer Kunde gerät in Vergessenheit: Ohne Nachverfolgung gehen Verkäufe verloren. Ein CRM bündelt Ihre Kontakte, Ihren Austausch und Ihre Verkaufschancen an einem Ort. Hier erfahren Sie, was es enthalten sollte, wie Sie es auswählen und wie es ohne Eingabe lebendig bleibt.
- Die Kontakte
- Die Verkäufe
- Die DSGVO
Aktualisiert im Oktober 2026Regeln geprüftOhne Fachchinesisch
Das CRM in 30 Sekunden
Kurz gesagt
Ein CRM (Kundenbeziehungsmanagement) ist eine geordnete Datei Ihrer Kunden und Interessenten, mit dem Verlauf des Austauschs, offenen Angeboten und nächsten Aktionen. Für ein kleines Unternehmen reicht oft ein einfaches Werkzeug: Wichtig ist, dass es automatisch aus Ihren Formularen, E-Mails und Angeboten befüllt wird und Ihnen jeden Morgen sagt, wen Sie zurückrufen sollten. Es muss die DSGVO einhalten.
Der Verlauf
Anrufe, E-Mails, Angebote, Bestellungen.
Die Verkaufschancen
Wo jeder laufende Verkauf steht.
Die nächste Aktion
Wen zurückrufen, wann und warum.
Was Ihr CRM erfassen sollte
Wenige Felder, aber immer ausgefüllt. Ein unvollständiges CRM wird nicht genutzt.
| Element | Beispiel | Warum |
|---|---|---|
| Kontaktdaten | Name, Firma, Telefon, E-Mail, USt-IdNr. | Erreichen und abrechnen, ohne zu suchen |
| Herkunft | Website, Google, Empfehlung, Messe | Wissen, was Kunden bringt |
| Verkaufsphase | Anfrage, Angebot gesendet, unterschrieben, verloren | Laufende Verkäufe auf einen Blick sehen |
| Geschätzter Betrag | Wert des Angebots | Den Umsatz planen |
| Nächste Aktion | Am 12. zurückrufen, ein Beispiel schicken | Nichts mehr vergessen |
| Verlauf | Austausch, Bestellungen, Rechnungen | Ein Gespräch an der richtigen Stelle fortsetzen |
| Einwilligung | Zustimmung zu Werbe-E-Mails | Die Regeln für Werbung einhalten |
Beginnen Sie mit diesen Feldern. Weitere fügen Sie hinzu, wenn ein echter Bedarf entsteht, nicht vorher.
Das passende CRM in fünf Fragen
Das beste CRM ist das, das Sie wirklich nutzen. Diese Fragen vermeiden unnötige Käufe.
Eine Kundendatei, aber regelkonform
Ein CRM enthält personenbezogene Daten. Die DSGVO gibt einfache Leitlinien vor.
Nur nötige Daten
Keine subjektiven oder verletzenden Kommentare: Die Person kann Auskunft über ihren Eintrag verlangen.
Interessenten: begrenzte Dauer
Daten von Interessenten nur für eine im Voraus festgelegte, begrenzte Dauer speichern.
Kunden
Während der Geschäftsbeziehung, danach nur begrenzt für Werbung, außer eine gesetzliche Pflicht verlangt länger.
Werbe-E-Mails
An Privatpersonen mit vorheriger Einwilligung, außer bei ähnlichen Produkten für Ihre Kunden. Abmeldelink in jeder Nachricht.
Begrenzte Zugriffe
Jeder Nutzer sieht nur, was er braucht, mit einem sicheren Passwort.
Information der Kontakte
Geben Sie in Ihren Formularen an, wofür die Daten genutzt werden und wie man seine Rechte ausübt.
Eine Kundenverwaltung, die sich selbst füllt
Unsere Lösung Automatisches Dashboard verbindet Ihre Formulare, Angebote und Rechnungen: Jeder Kontakt, jeder laufende Verkauf und jede nächste Aktion wird ohne Eingabe aktualisiert.
Kontakte automatisch erfasst
Von der Website, aus E-Mails oder WhatsApp.
Laufende Verkäufe
Jedes Angebot durchläuft seine Phasen, vom Versand bis zur Unterschrift.
Hinweise zum Nachfassen
Sie wissen jeden Morgen, wen Sie zurückrufen sollten.
Gesamtüberblick
Offener Umsatz, Abschlussquote, Herkunft der Kunden.
Ihre Fragen, unsere Antworten
Braucht ein kleines Unternehmen ein CRM?
Sobald Sie nicht mehr alles im Kopf behalten können: mehrere offene Angebote, Nachfassaktionen, Kunden, die wiederkommen sollen. Oft reicht ein einfaches Werkzeug.
Kann eine Tabelle als CRM dienen?
Ja, für den Start allein, wenn sie gut aufgebaut ist und automatisch befüllt wird. Im Team oder mit vielen Kontakten ist ein spezielles Werkzeug praktischer.
Was kostet ein CRM für Kleinunternehmen?
Es gibt eingeschränkte kostenlose Angebote und Abos pro Nutzer. Die eigentlichen Kosten sind oft die Zeit für die Eingabe: Deshalb lohnt sich die Automatisierung.
Wie lange darf man Daten von Interessenten speichern?
Die DSGVO verlangt eine begrenzte Speicherdauer, die Sie im Voraus festlegen. Prüfen Sie die Vorgaben Ihrer Datenschutzbehörde.
Darf man Kontakten aus dem CRM Werbe-E-Mails schicken?
An Privatpersonen nur mit vorheriger Einwilligung, außer in Ausnahmefällen für Ihre Kunden und ähnliche Produkte. Für Geschäftskunden gelten die Regeln Ihres Landes.
Wie hält man sein CRM aktuell?
Indem Sie es mit Ihren Formularen, E-Mails und Angeboten verbinden, damit die Informationen von selbst ankommen, und nach jedem Austausch die nächste Aktion notieren.
Quellen: DSGVO, Artikel 5, 13 und 15 · Hinweise der Datenschutzbehörden zur Kundenverwaltung und zu Werbung · Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation 2002/58/EG, Artikel 13.
Allgemeine Information, Stand Oktober 2026. Sie ersetzt keine fachliche Beratung.
Website-Erstellung
Noch keine Website? Ihre Profi-Seite ab 39,90 €.
Eine klare, mobilfreundliche Seite, gemacht, um gefunden zu werden und Besucher zu Kunden zu machen. Die Website läuft auf Ihren Namen: einmal zahlen, sie gehört Ihnen.
- Mobilfreundlich
- WhatsApp-Button
- Auf Ihren Namen
Kostenloses Angebot
Und wenn wir das alles für Sie automatisieren?
Beschreiben Sie uns Ihr Projekt. Wir prüfen es im Detail, und Sie erhalten schriftlich eine persönliche Analyse und ein klares Angebot, innerhalb von 24 Std. (Werktage). Ohne Termin, unverbindlich.
Was nach Ihrer Anfrage passiert
Oder per E-Mail: contact@growthsystemexperts.com